Personvernerklæring
Dato: 01.08.2018
Generelt
Dette er personvernerklæringen til Studentsamfunnet i Ås, Norway. Når du kjøper medlemskap eller billetter til våre arrangement kan vi behandle personopplysninger om deg slik det er beskrevet i den følgende teksten. I slike situasjoner opptrer vi som behandlingsansvarlig og du kan henvende deg til oss med alle spørsmål relatert til vår behandling av dine personopplysninger til administrasjon@samfunnetiaas.no
Studentsamfunnet i Ås består av fem selvstendige organisasjoner: Kjernestyret, Samfunnet, Næringslivsutvalget, UKA i Ås og Tuntreet. Denne personvernerklæringen gjelder alle de selvstendige organisasjonene. Det er kun et begrenset antall brukere med begrenset tilgang til personopplysninger. Vi deler dine personopplysninger for å bedre kommunikasjonen internt ved Studentsamfunnet og for å kunne gi riktige medlemsfordeler ved alle arrangement.
Det er Studentsamfunnet i Ås som er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger i forbindelse med ditt medlemskap. LinTicket og OneFlow har rollen databehandler.
Vi innhenter og bruker bare dine personopplysninger innenfor gjeldene rett slik det følger personopplysningsloven og EUs personvernforordning nr. 2016/679 (GDPR) som gjennomført i norsk rett. Når vi her bruker uttrykk som «personopplysninger», «behandling», «behandlingsansvarlige» og «databehandling», har disse samme meningsinnhold som fremsatt i personopplysningsloven.
1. Hvilke personopplysninger behandler Studentsamfunnet i Ås?
Medlemskap i Studentsamfunnet i Ås
Når du melder deg inn i Studentsamfunnet i Ås ber vi deg om og behandler følgende personopplysninger: navn, telefonnummer, e-postadresse, fødselsdato, studentnummer ved NMBU og betalingsinformasjon.
Kjøp av billetter til våre arrangementer
Kjøp og håndtering av billetter til arrangementer ved Studentsamfunnet i Ås håndteres av Linticket.
Når du som medlem kjøper billett innlogget i Linticket, er det kun navn og studentnummer som vil synes på billetten. Du må være innlogget i Linticket for å kunne benytte deg av eventuelle medlemsfordeler ved Studentsamfunnet i Ås.
Når du ikke er medlem av Samfunnet kjøpes billetter gjennom www.linticket.no. Her må du oppgi navn, e-postadresse og betalingsinformasjon. Her gjelder betingelsene til LinTicket.
Frivillig på Samfunnet (Komite/Funksjonær)
Du kan melde deg som frivillig gjennom komitearbeid eller som funksjonær i Studentsamfunnet i Ås. Ved registrering ber vi om og behandler vi følgende personopplysninger: navn, telefonnummer, e-postadresse, fødselsdato og studentnummer ved NMBU.
Som frivillig ved Samfunnet må du skrive under en kontrakt gjennom OneFlow. Ved signering av kontrakt, ber vi deg oppgi følgende personopplysninger: navn, telefonnummer, e-postadresse, fødselsdato, studentnummer ved NMBU og personnummer. I tillegg er det valgfritt om man vil oppgi sin postadresse. OneFlow er databehandler og deres betingelser for behandling av personopplysninger gjelder.
2. Hva brukes personopplysningene til?
Studentsamfunnet i Ås bruker personopplysningene primært for å håndtere og kommunisere med deg om ditt medlemskap i Studentsamfunnet i Ås. Hvis du er medlem i Studentsamfunnet i Ås har vi samlet inn ditt studentnummer slik at vi kan gi deg dine medlemsfordeler og overføre kjøpte billetter direkte til ditt studentkort fra NMBU (Norges Miljø- og Biovitenskapelige Universitet).
Vi vil bare beholde personopplysningene dine så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen, eller så lenge loven pålegges oss å beholde dem. Etter dette vil personopplysningene slettes.
Som medlem av Studentsamfunnet i Ås vil vi sende deg relevant medlemsinformasjon, som for eksempel informasjon om Generalforsamling, medlemsfordeler, informasjon om samfunnstjeneste, oppdatering fra Studentsamfunnet osv. Vi vil sende deg informasjonen inntil du aktivt har meldt deg ut av Studentsamfunnet i Ås. Vi ser det nødvendig å innhente telefonnummer, da vi vil kunne raskt ta kontakt med deg vedrørende din samfunnstjeneste eller medlemskap. Slike opplysninger behandles dels fordi det er nødvendig for å overholde en avtale med deg, og dels fordi det er nødvendig for å forfølge vår berettigede interesse i å kommunisere effektivt med deg slik at vi kan yte best mulig tjenester til våre medlemmer.
Vi skanner alle billetter til våre arrangementer slik at vi kan estimere antall på huset til enhver tid i forhold til eventuelle nødsituasjoner og for å gi våre medlemmer sine fordeler.
3. Nettside
Personvernserklæringen gjelder følgende nettsider:
Når du besøker våre nettsider vil nettleseren din laste ned informasjonskapsler, cookies. Dette er små tekstfiler som utveksles mellom din enhet og vår nettside, og som brukes for å få nettsted til å fungere best mulig. Som nettbruker kan du velge å avvise lagring og bruk av informasjonskapsler («cookies»). Vi anbefaler Post- og teletilsynets nettside nettvett.no for beskrivelse av hvordan du kan akseptere eller avvise informasjonskapsler («Cookies»). (https://nettvett.no/personvern/informasjonskapsler-cookies/slik-avviser-du-informasjonskapsler-cookies/
3.1 Informasjonskapsler
Det er Squarespace som leverer publiseringsverktøyet Squarespace til vår hjemmeside og som står for teknisk utvikling, drift og vedlikehold. Dette er informasjonskapsler som Squarespace benytter seg av her på vår hjemmeside;
· For å optimalisere brukeropplevelsen hver enkelt brukers aktivitet blir lagret i 2 år.
· For å forebygge mot CSRF angrep, som går ut på at nettleseren blir lurt til å gjennomføre uønskede handlinger.
3.2 Deling
Vi har lagt inn muligheten til å videresende artikler i e-post og dele artikler i sosiale medier. E-post-adresser som brukes til å videresende artikler, logges ikke. Videre håndtering av data som deles i sosiale medier, reguleres av din avtale med det aktuelle nettsamfunnet.
3.3 Statistikk og logg
Når du leser våre nettsider, vil det bli lagret informasjon i statistikk- og logg-filer.
Vi lagrer user agent, ip-adresse og hvilken side den besøkende har besøkt i webserverens logger. Disse loggene blir utelukkende brukt til arbeid rundt feilsøking og sikkerhet. Informasjonen som blir lagret omhandler hvordan brukeren klikket seg inn på nettsiden, hvilket operativsystem brukeren har, hvilken nettleser som blir brukt, hvor i verden brukeren befinner seg i, og hvilken kilde brukeren brukte for å finne frem til nettstedet.
www.samfunnetiaas.no bruker Google Analytics for å registrere og analysere anonymisert statistikk for besøk på våre nettsteder. For hver side du besøker, lagres opplysninger som dato og tid, hvilken side du kom fra, hvilken side du gikk videre til, hvilken nettleser du benytter etc.
3.4 Lenker til tredjeparter
Denne personvernserklæringen gjelder bare samfunnetiaas.no, ukaiaas.no, nunmbu.no og tuntreet.org´s bruk, innsamling og utlevering av personopplysninger. Våre nettsteder og digitale tjenester kan inneholde lenker til andre nettsteder som ikke er under vår kontroll. Samfunnetiaas.no, ukaiaas.no, nunmbu.no og tuntreet.org er ikke ansvarlig for innholdet på disse nettstedene og er ikke ansvarlig for eventuell behandling av personopplysninger på disse nettstedene. Samfunnetiaas.no, ukaiaas.no, nunmbu.no og tuntreet tilbyr lenkene for å gjøre det lettere for våre besøkende å finne mer informasjon om bestemte emner.
3.5 Hvordan beskytter vi personopplysningene dine?
Det er i utgangspunktet vi og tjenesten Squarespace som får tilgang på dataene som blir lagret, og som nevnt over bruker vi google-analytics for å høste og analysere den nevnte informasjonen over.
4. Utlevering av personopplysninger ved Studentsamfunnet i Ås
Vi selger ikke personopplysninger for markedsføringsformål til andre selskaper. Vi kan bare dele dine personopplysninger i følgende tilfeller:
· Innad i Studentsamfunnet i Ås sine organisasjoner gjennom medlemsregisteret i Linticket.
· Med offentlige myndigheter eller etater når det er påkrevd i henhold til lovgivning, rettsavgjørelse eller rettskraftig vedtak fra myndighetene.
5. Lenker til tredjeparter
Denne personvernserklæringen gjelder bare Studentsamfunnet i Ås sin bruk, innsamling og utlevering av personopplysninger. Våre nettsteder og digitale tjenester kan inneholde lenker til andre nettsteder som ikke er under vår kontroll. Studentsamfunnet i Ås er ikke ansvarlig for innholdet på disse nettstedene og er ikke ansvarlig for eventuell behandling av personopplysninger på disse nettstedene. Studentsamfunnet i Ås tilbyr lenkene for å gjøre det lettere for våre besøkende å finne mer informasjon om bestemte emner
6. Hvordan beskytter vi personopplysningene dine?
Vi har gjennomført tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte opplysningene dine slik at de ikke forsvinner, manipuleres eller at uautoriserte personer får tilgang til dem. Vi tilpasser kontinuerlig sikkerhetstiltakene til den teknologiske utviklingen.
Personopplysninger er kun registrert i medlemsregisteret i Linticket. Personopplysninger som oppgis ved kjøp av billetter er kun registrert i Linticket. Signering av kontrakter ved frivillige engasjement i komite eller som funksjonær ved Studentsamfunnet i Ås er i OneFlow (UKA i Ås bruker kun Linticket).
Utveksling av kredittkortinformasjon ved nettbetaling av medlemskap eller kjøp av billett ved arrangement, håndteres av Linticket.
7. Dine rettigheter
Vi behandler dine personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og gjeldene forskrifter. Det gjøres oppmerksom på at du kan logge deg inn i Linticket med epostadresse og personlig passord for å endre egne personopplysninger.
Hvis du ønsker at dine personopplysninger skal slettes må du melde deg ut av Studentsamfunnet i Ås ved å kontakt administrasjon@samfunnetiaas.no. Henvendelser om retting og sletting vil besvares forløpende og senest innen 30 dager
Du kan kreve at behandlingen av dine personopplysninger begrenses hvis:
· Du bestrider riktigheten av personopplysningene
· Behandlingen er ulovlig og du motsetter deg sletting av personopplysningene og isteden anmoder om at bruken av personopplysningene begrenses.
· Studentsamfunnet i Ås ikke trenger personopplysningene til formålet med behandlingen, men du har behov for disse for å fastsette, gjøre gjeldene eller forsvare rettskrav.
Oppfyller du noen av de overfor nevnte kriteriene kan ikke Studentsamfunnet i Ås behandle dine personopplysninger uten ditt samtykke. Dette gjelder hvis behandling av personopplysningene er nødvendig for å forsvare et rettskrav, forsvare en annens rettigheter eller for å ivareta viktige samfunnsressurser Vi kan ikke fjerne opplysningene dine dersom det fines lovpålagte krav om at disse skal lagres, som for eksempel bokføringsregler eller annen legitim årsak til å beholde opplysningene.
8. Endringer av denne personvernerklæringen
Studentsamfunnet i Ås kan revidere denne personvernerklæringen når behandlingen av personopplysninger endres eller når revisjon er nødvendig på grunn av endringer i gjeldene lovgivning. Når vi gjør endringer i denne er erklæringen vil vi endre revisjonsdato øverst på denne siden, og den endrede personvernerklæringen har virkning fra siste revisjonsdato. Vi vil gjøre større endringer godt synlig, men anbefaler at du leser personvernerklæringen jevnlig når du benytter deg av våre digitale løsninger.
9. Kontaktinformasjon
Vennligst kontakt oss hvis du har noen spørsmål eller kommentarer om våre personvernpraksis eller personvernerklæring.
Studentsamfunnet i Ås
v/administrasjonssjef i Samfunnsstyret
Postboks 1210
1432 Ås
Besøksadresse: Drøbakveien 26, 1430 Ås (Kontortid mandag 15-17 og onsdag 12-14)
Epost: samfunnet@samfunnetiaas.no
Foretaksregister: Studentsamfunnet i Ås
Organisasjonsnummer: 983 787 320
Leder av hus- og finansstyret: Inger Johanne H. Sveen
Dato for godkjenning av personvernerklæringen: 1. August 2018
Oppdateringer: ingen.
Hvis du føler noe er uavklart, har du også rett til å kontakte datatilsynet. Det relevante datatilsynet vil være Datatilsynet i Norge.